Rôle du sécrétaire du Club

Le Secrétaire

Le Secrétaire contribue largement au succès des efforts conjugués du Président, dont il est la cheville ouvrière, du Comité, des Commissions et des membres du club. Le secrétaire instruit les dossiers, les soumet à son Président et en contrôle le suivi. Il est la MEMOIRE et le bras droit du Président. Le secrétaire possède une certaine rigueur dans son travail en répondant aux lettres, formulaires et informations émanant du District. Pour ce faire, il est recommandé de bien connaître: • le manuel de procédure (indispensable dans chaque club),
• les statuts du club,
• le règlement intérieur du club.
Les tâches du secrétaire sont définies succinctement dans le règlement intérieur du manuel de procédure. Peu de temps avant l'entrée en fonction, normalement fixée au le` juillet, le secrétaire s'accorde avec le Président sur les divers aspects de leur collaboration et la répartition de leurs fonctions. Il est même souhaitable que la dernière réunion de juin rassemble les deux comités (entrant et sortant) afin d'assurer une meilleure continuité des actions à mener. C'est également le moment de recevoir du comité en exercice les archives, statuts, règlement intérieur du club, rapports annuels et instructions diverses.

Tâches internes

• Tenir les archives du club.
• Tenir le fichier des membres du club:
• par classification professionnelle,
• par catégorie de membres: MA, MAS, MRA, MDA,
• par état familial (anniversaires, prénom des conjoints, nombre et âge des enfants).

• Tenir à jour l'état des membres dispensés d'assiduité.
• Distribuer les cartes de membres en début d'année.
• Assurer la diffusion de l'information rotarienne.
• Approvisionner les fournitures rotariennes (insignes, badges, fanions).
• Diffuser les convocations pour les réunions du Club et du District.
• Remplir et remettre les cartes de présence pour les visiteurs.
• Etablir ou faire établir le compte rendu des réunions.
• Tenir à jour le livre d'Or du club.
  
  

Tâches externes

Chaque mois, adresser :

• Au gouverneur et au gouverneur nommé, un exemplaire du bulletin du club.
• Au secrétaire du district
• le relevé mensuel d'assiduité,
• les modifications d'effectif (admission ou radiation)
• Au bureau de Zurich et au Rotarien, les modifications d'effectif.

Chaque semestre, les l' janvier et I" juillet, retourner au Secrétaire du District et au bureau de Zurich un exemplaire

• du rapport semestriel
• du montant de la taxe per capita, en se basant sur l'effectif existant aux dates ci-dessus.

Chaque année :

• Adresser à l'autorité compétente la mise à jour de la composition du nouveau comité et accréditer les signatures.
• S'assurer auprès du Président de la tenue courant décembre d'une Assemblée générale du club qui désignera le futur président avec tenue du registre des délibérations.
• Faire parvenir au bureau de Zurich, ainsi qu'au gouverneur et au gouverneur nommé, les coordonnées du futur président et du futur secrétaire.
• Faire en décembre la vérification du bon à tirer de l'annuaire du Rotarien après avoir effectué les rectifications éventuelles.
• Commander les annuaires.
• Transmettre à son successeur les archives du club.
  
  

Documentation du secrétaire :

Demande à son prédécesseur, dès sa prise de fonction, de lui remettre (ou demande à Zurich) tous les documents nécessaires, en particulier :

• Manuel du Secrétaire (Réf. Zurich: CD3-229-FR)
• Manuel de Procédure (Réf. Zurich: EX3-035-FR) (envoyé gratuitement tous les trois ans aux Secrétaires)
• Official Directory (Réf. Zurich: M13-007-EN)
• Cartes d'identité (Réf. Zurich: CD3-418-FR)
• Cartes de présence visiteurs (Réf. Zurich: CD3-253-FR)
• Cartes "Rapport sur l'effectif' (Réf. Zurich: CD3-230-FR)
• Triptyques Admission/Radiation (Réf. Zurich: CD3-289-FR)
• Triptyques Rapports de Radiation (Réf. Zurich : CD3-290-FR)

N.B. :
Il est hautement souhaitable que cartes et triptyques soient commandés à Zurich. Ainsi seront respectés les formats prévus, ce qui facilitera le travail d'archivage du Secrétaire de District.